← Powrót

Regulamin korzystania z Systemu Brifli

wersja pilotażowa (testowa), nieodpłatna · warunki świadczenia usługi

Usługodawca: Social Dreams sp. z o.o., ul. Szpakowa 10/143, 30-691 Kraków, NIP 9372736564, REGON 389419750, KRS 0000910947.

System: Brifli, dostępny pod adresem app.brifli.pl. Kontakt: kontakt@brifli.pl.

§ 1. Definicje

  1. System - narzędzie informatyczne Usługodawcy o nazwie Brifli, dostępne pod adresem app.brifli.pl przez przeglądarkę internetową, służące do strukturalnej analizy dokumentacji spraw odszkodowawczych.

  2. Analiza - wynik działania Systemu na dokumentacji jednej Sprawy: chronologia leczenia, chronologia zdarzeń, zestawienie kosztów, kody klasyfikacji ICD-10, wykaz brakujących dokumentów, wykryte rozbieżności oraz wskazanie dokumentów niedotyczących klienta Sprawy.

  3. Sprawa - zbiór dokumentów dotyczących jednego poszkodowanego, wprowadzony do Systemu przez Usługobiorcę.

  4. Użytkownik - osoba upoważniona przez Usługobiorcę, której Usługodawca założył konto w Systemie.

  5. Pilotaż - okres nieodpłatnego udostępnienia Systemu w celu przetestowania go w rzeczywistych warunkach pracy Usługobiorcy.

§ 2. Charakter Pilotażu

  1. System jest udostępniany nieodpłatnie, w wersji pilotażowej. Usługodawca nie pobiera z tego tytułu wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie.

  2. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że System znajduje się w fazie testów, jego funkcje mogą ulegać zmianie, a jego działanie może być przerywane lub niedostępne.

  3. Celem Pilotażu jest sprawdzenie przydatności Systemu w praktyce kancelaryjnej oraz zebranie uwag Usługobiorcy. Usługobiorca nie jest zobowiązany do przekazywania uwag ani do dalszego korzystania z Systemu po zakończeniu Pilotażu.

  4. Warunkiem rozpoczęcia korzystania z Systemu jest zawarcie Umowy wdrożeniowej oraz Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Regulamin jest udostępniany Usługobiorcy przed zawarciem Umowy wdrożeniowej w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.

§ 3. Zakres usługi - co System robi i czego nie robi

  1. System przyjmuje wprowadzoną przez Użytkownika dokumentację Sprawy i wytwarza Analizę o charakterze porządkującym i informacyjnym. Każde ustalenie zawarte w Analizie ma wskazanie dokumentu źródłowego, z którego pochodzi.

  2. System nie podejmuje decyzji prawnych. W szczególności System:

a) nie ocenia zasadności ani wartości roszczenia;

b) nie formułuje rekomendacji co do sposobu prowadzenia Sprawy;

c) nie sporządza pism procesowych ani innych dokumentów przeznaczonych do złożenia w postępowaniu;

d) nie zastępuje oceny prawnej dokonywanej przez prawnika.

  1. Analiza stanowi wyłącznie materiał roboczy - uporządkowanie faktów wynikających z przekazanych dokumentów, wymagające weryfikacji przed jakimkolwiek wykorzystaniem.

  2. System nie ma styczności z sądem ani innym organem. Analiza nie jest udostępniana żadnemu odbiorcy poza upoważnionymi Użytkownikami Usługobiorcy, z wyjątkiem dostawców infrastruktury działających jako podprzetwarzający, wskazanych w § 6 Umowy powierzenia przetwarzania.

§ 4. Charakter wyniku i obowiązek weryfikacji

  1. Analiza jest wytwarzana z wykorzystaniem modelu językowego. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że modele tego rodzaju mogą wytwarzać treści nieprawidłowe, niekompletne albo pozornie wiarygodne, lecz niemające pokrycia w przekazanych dokumentach, i że ryzyka tego nie da się wyeliminować środkami technicznymi.

  2. Typowe nieprawidłowości obejmują w szczególności: błędne odczytanie kwoty lub daty, pominięcie dokumentu albo pozycji kosztowej, nieprawidłowe przypisanie kodu klasyfikacji, błędne uszeregowanie zdarzeń w chronologii, przypisanie dokumentu do niewłaściwej osoby.

  3. Usługobiorca zobowiązuje się zweryfikować Analizę przed jej wykorzystaniem w jakikolwiek sposób, w szczególności przed wykorzystaniem jej treści w korespondencji, w postępowaniu lub w rozmowie z klientem. Weryfikacja polega na porównaniu Analizy z dokumentacją źródłową; wskazanie dokumentu źródłowego przy każdym ustaleniu (§ 3 ust. 1) ma tę weryfikację ułatwić.

  4. Każda Analiza jest oznaczona informacją o wygenerowaniu przez system sztucznej inteligencji oraz o konieczności weryfikacji. Usługobiorca zobowiązuje się nie usuwać, nie ukrywać ani nie modyfikować tych oznaczeń, w tym w plikach eksportowanych z Systemu.

  5. Odpowiedzialność za treść pism, stanowisk i czynności podejmowanych w prowadzonych Sprawach spoczywa wyłącznie na Usługobiorcy jako podmiocie świadczącym pomoc prawną swojemu klientowi.

§ 5. Zasady korzystania z Systemu

  1. Konta w Systemie zakłada wyłącznie Usługodawca, na wniosek Usługobiorcy wskazujący imię, nazwisko i służbowy adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej. W Systemie nie ma samodzielnej rejestracji.

  2. Usługobiorca zobowiązuje się:

a) udostępniać dostęp do Systemu wyłącznie osobom, które upoważnił do przetwarzania danych objętych Sprawami;

b) niezwłocznie informować Usługodawcę o konieczności odebrania dostępu osobie, która utraciła upoważnienie;

c) nie udostępniać danych logowania osobom trzecim ani nie korzystać z kont innych Użytkowników;

d) wprowadzać do Systemu wyłącznie dokumentację niezbędną do wykonania Analizy;

e) nie podejmować prób obejścia zabezpieczeń Systemu, w tym prób uzyskania dostępu do danych innych usługobiorców;

f) nie dostarczać do Systemu treści o charakterze bezprawnym, w szczególności danych lub dokumentów, do których przetwarzania albo przekazania Usługobiorca nie ma podstawy prawnej lub uprawnienia.

  1. Kanał przekazywania dokumentacji. Dokumentacja Spraw jest przekazywana wyłącznie przez System - bezpośrednio z przeglądarki Użytkownika. Dokumentacji Spraw nie przesyła się pocztą elektroniczną ani żadnym innym kanałem poza Systemem, w tym na adres kontaktowy Usługodawcy. Zasada obowiązuje w obie strony. W razie otrzymania takiej wiadomości Usługodawca nie przekazuje jej dalej, informuje o tym Usługobiorcę i usuwa ją wraz z załącznikami.

  2. Nazwy plików. Usługobiorca zobowiązuje się nie umieszczać w nazwach wprowadzanych plików danych identyfikujących osoby fizyczne; zaleca się nazwy neutralne, wskazujące rodzaj dokumentu i datę. Usługodawca informuje, że oryginalna nazwa pliku jest przechowywana w bazie danych Systemu - w rekordzie dokumentu oraz w mapie źródeł Analizy, gdzie jest niezbędna do wskazania dokumentu źródłowego - i podlega usunięciu wraz ze Sprawą. Nazwa pliku nie jest natomiast utrwalana w rejestrze zdarzeń, w ścieżce w repozytorium plików ani w logach warstwy hostingu.

  3. Usługodawca może ograniczyć liczbę zapytań kierowanych do Systemu w celu zapewnienia jego stabilności.

  4. Wymagania techniczne. Do korzystania z Systemu niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca JavaScript i bezpieczne połączenia HTTPS oraz działający służbowy adres poczty elektronicznej użytkownika. Przeglądarka musi umożliwiać działanie technicznych mechanizmów niezbędnych do uwierzytelnienia i utrzymania sesji. Aktualne wymagania dotyczące formatów i wielkości plików są wskazywane w interfejsie Systemu.

§ 6. Dostępność Systemu

  1. W okresie Pilotażu Usługodawca nie zapewnia określonego poziomu dostępności Systemu, czasu reakcji na zgłoszenia ani czasu usunięcia nieprawidłowości. Usługodawca dokłada starań, aby System działał prawidłowo, lecz nie zaciąga w tym zakresie zobowiązania rezultatu.

  2. System może być niedostępny w szczególności z powodu prac technicznych, awarii, zmian rozwojowych lub przerw w działaniu dostawców infrastruktury. Usługodawca w miarę możliwości informuje o dłuższych przerwach.

  3. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że System nie może stanowić jedynego narzędzia niezbędnego do dochowania terminów procesowych, i zobowiązuje się organizować pracę w sposób uwzględniający możliwą niedostępność Systemu.

  4. Zasady dotyczące dostępności zostaną odrębnie ustalone przy przejściu do odpłatnego korzystania z Systemu.

§ 7. Odpowiedzialność

  1. Niezależnie od nieodpłatnego i testowego charakteru Pilotażu odpowiedzialność Usługodawcy zostaje ograniczona wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy oraz niniejszy paragraf. Nieodpłatność sama w sobie nie rozszerza skuteczności wyłączeń odpowiedzialności.

  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

a) treść Analizy, w tym za nieprawidłowości, o których mowa w § 4 ust. 1 i 2;

b) skutki wykorzystania Analizy bez uprzedniej weryfikacji;

c) decyzje procesowe i merytoryczne podjęte przez Usługobiorcę;

d) niedostępność Systemu oraz jej następstwa;

e) utracone korzyści, w tym utratę spodziewanego wynagrodzenia w Sprawie.

  1. Ograniczenia z ustępu 2 nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej umyślnie. Zgodnie z art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego zastrzeżenie wyłączające odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną umyślnie jest nieważne.

  2. Odpowiedzialność Usługodawcy za naruszenie ochrony danych osobowych regulują odrębnie Umowa powierzenia przetwarzania oraz przepisy o ochronie danych osobowych; niniejszy paragraf jej nie ogranicza.

  3. Rękojmia za wady zostaje wyłączona.

§ 8. Zgłoszenia i reklamacje

  1. Usługobiorca może zgłosić nieprawidłowość, wniosek dotyczący działania Systemu albo reklamację na adres kontakt@brifli.pl. Zgłoszenie nie może zawierać załączników z dokumentacją Sprawy (§ 5 ust. 3).

  2. Reklamacja lub zgłoszenie powinny zawierać dane pozwalające zidentyfikować Usługobiorcę, opis problemu lub zastrzeżenia, przybliżony czas jego wystąpienia oraz - jeżeli jest to potrzebne - oznaczenie Sprawy w Systemie. Nie należy przesyłać dokumentacji medycznej ani innych dokumentów Sprawy pocztą elektroniczną.

  3. Jeżeli rozpatrzenie zgłoszenia wymaga wglądu do konkretnej Sprawy, zgłoszenie stanowi upoważnienie Usługodawcy do zapoznania się ze wskazaną Sprawą w Systemie wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia.

  4. Zapoznanie się ze Sprawą w trybie ustępu 3 następuje wyłącznie w celu obsługi zgłoszenia. Usługodawca nie kopiuje ani nie zachowuje Sprawy objętej zgłoszeniem w odrębnym zbiorze; każde zapoznanie się jest odnotowywane w rejestrze zdarzeń, do którego Usługobiorca ma wgląd na żądanie.

  5. Obsługa zgłoszeń i reklamacji stanowi element wykonania Umowy wdrożeniowej. Usługodawca nie gwarantuje określonego czasu usunięcia nieprawidłowości (§ 6 ust. 1).

  6. Usługodawca rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki i przekazuje odpowiedź na adres poczty elektronicznej, z którego została przesłana, albo na inny adres wskazany w reklamacji. Odpowiedź zawiera stanowisko Usługodawcy oraz, jeżeli jest to możliwe, informację o sposobie dalszego postępowania.

§ 9. Dane wprowadzane do Systemu

  1. Dokumentacja Spraw wprowadzana do Systemu pozostaje pod kontrolą Usługobiorcy. Usługodawca przetwarza ją wyłącznie w celu wykonania usługi, na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, na zasadach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania.

  2. Usługodawca zobowiązuje się, że dokumentacja Spraw ani wyniki Analiz nie będą wykorzystywane do trenowania, rozwoju, testowania ani strojenia Systemu lub modeli językowych. Do testowania i rozwoju Systemu Usługodawca wykorzystuje wyłącznie dane syntetyczne. Model językowy wykorzystywany w Systemie nie jest trenowany na danych klientów, a Usługodawca utrzymuje wyłączony zapis wywołań modelu u dostawcy, wobec czego treść przekazywanych dokumentów nie jest zapisywana w jego logach.

  3. Wykorzystanie dokumentacji Spraw do rozwoju Systemu wykracza poza zakres Pilotażu i wymagałoby odrębnych, pisemnych ustaleń Stron oraz odrębnej podstawy w dokumentacji ochrony danych. Brak takich ustaleń oznacza obowiązywanie zakazu z ustępu 2.

  4. Na żądanie Usługobiorcy Usługodawca uruchamia administracyjne narzędzie wsparcia technicznego związane z obowiązkiem pomocy z art. 28 ust. 3 lit. e RODO. Narzędzie nie jest funkcją samoobsługową. Eksport obejmuje całość danych Usługobiorcy - sprawy, analizy i pliki - i nie wyodrębnia danych pojedynczej osoby; wyodrębnienie przy żądaniu z art. 15 lub 20 RODO należy do Usługobiorcy jako administratora.

  5. Kopie zapasowe. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że kopie zapasowe obejmują bazę danych Systemu, natomiast nie obejmują repozytorium plików. W razie utraty plików dokumentacji ich odtworzenie wymaga ponownego przekazania przez Usługobiorcę. Usługobiorca zachowuje własną dokumentację Spraw i nie traktuje Systemu jako jedynego miejsca jej przechowywania.

§ 10. Poufność i prawa do Systemu

  1. Zasady zachowania poufności reguluje odrębna Umowa o zachowaniu poufności.

  2. Wszelkie prawa do Systemu, jego oprogramowania, interfejsu i dokumentacji przysługują Usługodawcy. Regulamin nie przenosi tych praw ani nie udziela licencji wykraczającej poza korzystanie z Systemu w okresie Pilotażu.

  3. Prawa do dokumentacji Spraw i do treści Analiz w zakresie, w jakim odnoszą się do prowadzonych Spraw, przysługują Usługobiorcy. Usługodawca nie nabywa do nich uprawnień poza niezbędnymi do wykonania usługi.

  4. Usługobiorca może przekazywać Usługodawcy uwagi i propozycje dotyczące Systemu. Usługodawca może z nich korzystać bez wynagrodzenia. Uwagi nie mogą zawierać danych osobowych ani informacji objętych tajemnicą zawodową.

§ 11. Czas trwania i zakończenie

  1. Pilotaż trwa przez okres wskazany w Umowie wdrożeniowej.

  2. Każda ze Stron może zakończyć udział w Pilotażu w każdym czasie, ze skutkiem natychmiastowym, informując drugą Stronę na piśmie lub pocztą elektroniczną. Zakończenie nie wymaga podania przyczyny ani nie rodzi obowiązku odszkodowawczego.

  3. Usługodawca może zawiesić dostęp do Systemu w razie naruszenia § 5, w szczególności próby uzyskania dostępu do danych innych usługobiorców, informując o tym Usługobiorcę.

  4. Po zakończeniu Pilotażu dane wprowadzone do Systemu podlegają usunięciu albo zwrotowi na zasadach i w terminach określonych w Umowie powierzenia przetwarzania.

§ 12. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin, informując Usługobiorcę pocztą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

  2. Jeżeli Usługobiorca nie zgadza się ze zmianą, może zakończyć udział w Pilotażu przed jej wejściem w życie. Dalsze korzystanie z Systemu po tej dacie oznacza akceptację zmiany.

  3. Zmiana Umowy powierzenia przetwarzania nie następuje w trybie niniejszego paragrafu i wymaga formy przewidzianej w tej umowie.

§ 13. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin podlega prawu polskiemu.

  2. Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów. W razie ich nierozwiązania właściwy będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

  3. Nieważność któregokolwiek postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych; w miejsce postanowienia nieważnego Strony zastosują postanowienie najbliższe jego celowi gospodarczemu.

  4. Regulamin obowiązuje od dnia zawarcia Umowy wdrożeniowej i stanowi jej Załącznik nr 1.

Regulamin korzystania z Systemu - wersja v5 · 26 sierpnia 2026 r. · Social Dreams sp. z o.o. · Załącznik nr 1 do Umowy wdrożeniowej